每月月底都需要進行結賬處理，計算機結賬不僅要結轉各賬戶的本期發生額和期末余額，還要進行一系列電算化處理，檢查會計憑證是否全部登記入賬并審核 簽章、試算平衡、輔助賬處理等。與手工結賬相比，電算化結賬工作更加規范，結賬全部是由計算機自動完成。電算化結賬工作需注意以下事項。

（1）專人負責。由于某月結完賬后將不能再輸入和修改該月的憑證，所以使用會計軟件時，結賬工作應由專人負責管理，以防止其他人員的誤操作。

（2）結賬前應檢查該月的所有憑證是否均已記賬、結賬日期是否正確、其他相關模塊的數據是否傳遞完畢，以及其他結賬條件是否完備。若結賬條件不能滿足，則應退出結賬模塊，檢查當月輸入的會計憑證是否全部登記入賬。只有在本期輸入的會計憑證全部登記入賬后才允許結賬。

（3）結賬必須逐月進行，上月未結賬不允許結本月的賬。若結賬成功，則應做月結標志，之后不能再輸入該月的憑證和記該月的賬；若結賬不成功，則恢復到結賬前的狀態，同時給出提示信息，要求用戶做相應的調整。

（4）年底結賬時，系統自動產生下年度的空白數據文件（即數據結構文件，包括憑證臨時文件、憑證庫文件、科目余額發生額文件），并結轉年度余額，同時自動對“固定資產”等會計文件做跨年度連續使用的處理。

（5）跨年度時因年終會計工作的需要，會計軟件允許在上年度未結賬的情況下輸入本年度1月份的憑證。企業可以根據具體情況，將結賬環境設置為“在上年未結賬的情況下不允許輸入本月的憑證”。

（6）結賬前應做一次數據備份，如果結賬不正確可以恢復重做。